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點菜出菜徹底資訊化，等候時間少一半
鼎泰豐資訊部門主任邱俊傑表示，鼎泰豐整體資訊化最徹底的地方就屬於店面了。店面裡的工作流程是：客人勾選菜單--->現場服務人員key
in進電腦--->資料進各分店server裡的data
center--->廚房分區抓取該處理的品項出菜並加上列印出來的單據--->各自出菜到不同的客人桌上。
所謂的廚房分區是將廚房分為前廚一、前廚二、後廚一、後廚二，各自有不同負責的食物，例如負責甜點那一區都只處理甜品，也只從電腦抓出甜品的部分，同時列印出每份點心該送到哪一層樓那張桌子。如此一來，便可以加速整體處理的速度。
整套系統並設置了12個特殊輸入鍵，例如有客人點牛肉麵不要蔥、有觀光客不敢吃雞爪，甚至有些人吃炒飯不要放胡椒等等，鼎泰豐彙集了12種客人要求的特殊調理情況，每一種情況都有一個特殊編碼，可以直接以一個按鍵處理。廚房做好菜時也會印出單據顯示出要送到的樓面及桌號，如此一來不浪費人力，也不會出錯。
成立資訊化部門之後，更進一步要求現場服務人員在鍵入資料的時候，必須將用餐人數也一併輸入，如此便可以分析客人數與時段（甚至是假日或特殊節日）的相互關係，進而提供給人事部門作為人員調度派遣的依據。
現在，客人平均的等待時間已經減少。未來，邱俊傑則希望能夠繼續借由資訊化的動作來降低處理時間，例如客人勾選菜單跟服務人員的key
in動作，希望兩個步驟可以結合成一個。方法或許是用一台PDA，或是將點菜單改成類似簽樂透或是聯考的答題方式，用2B鉛筆塗抹然後用機器感應的方式處裡。
另外，資訊部門還考量到：服務人員在key
in菜單以及用餐人數時，是不是要將用餐客人的資料（例如有幾個大人幾個小孩？男性或女性？全家福用餐還是情侶黨？等等詳細的資料）一併key入，以獲得更多的分析數據。不過對於鼎泰豐來說，資訊化的目的是以能夠快速地服務客人為第一考量，如果做了這些動作卻減緩了服務客人的速度，就不會是鼎泰豐想要做到的事情。
選擇中華電信當資訊化夥伴，穩固系統品質
在店面忙碌，資訊處理如此環環相扣的狀況下，是不容許當機的情況發生的。於是，資訊部門申請了中華電信的市話專線E1，除了可以透過線上及時從總管理處遠端遙控信義店及忠孝店的電腦狀況，還建設了數位監視系統以方便管理。除了兩家店各自以E1連回總管理處，總管理處並裝設了中華電信的ADSL連上Internet。
邱俊傑很有信心的表示，現在網路的連線狀況良好，有任何問題都盡量在線上解決，或是頂多加上電話的聯繫；至於鼎泰豐在網站建置方面，目前先以建立企業形象為主，希望下一階段可以做到線上訂位以及線上銷售，動機也是希望做到更好的服務--服務電話打不進來的顧客、也服務住在台北市外也想要吃到鼎泰豐美食的朋友。
資訊化持續貫徹店面-->中央廚房-->供貨商
說到美食，鼎泰豐引進中央廚房系統，以嚴密的品管來控制產品，是維持美食的秘訣之一。每個蒸餃的陷料都要測量過重量，每碗雞湯都固定擺相同的材料組合，之後再經過急速冷凍、包裝、每天兩次送貨到店裡以及長榮航空，甚至在冷凍車上都要根據當天的天氣調整車子裡的溫度，這也一種資訊化。
鼎泰豐希望資訊化能貫徹店面-->中央廚房-->供貨商。以食材的控制來說，每個店面每天各品項的銷售量在目前是以傳真的方式傳回總管理處，同時訂購隔天需要的數量。邱俊傑表示，現在正以這些數據做分析，未來希望這些資料可以直接透過網路傳送，並且希望在累積一年的資料量之後，從中分析出一定的規則，包括天氣、季節、氣候、特殊節日、天災等等情形所會影響到的銷售量，希望未來能夠由中央廚房自動判斷出每天各分店所需要補貨的情形。
所有的食材都跟供貨商脫離不了關係，有時候算得再精細，如果供應商無法配合，也很容易出錯。所以邱俊傑希望中央廚房與供貨商的聯繫也可以資訊化。未來如果在店面、中央廚房以及供貨商三方面都能夠做到線上及時溝通和調整的狀態，就可以真正的控制成本，節省時間。
評估資訊化原則：快速、正確
邱俊傑表示，由於鼎泰豐屬於對迅速、正確要求很高的餐飲業，所以資訊化之後，能不能夠真正做到節省時間的就變得十分重要。因為若是點菜及出菜系統出了錯，便是降低了服務品質。
針對餐飲業要邁向e化所需要的準備，邱俊傑認為，最重要的是：要注意與現場服務人員的溝通與協調。因為與客戶最直接接觸的就是現場服務人員，到底現場發生了什麼狀況，負責資訊建構的人員需要透過服務人員充分去了解，才能設計出真正需要的資訊系統。
另外，由於現場人員有可能只就本身所處的環境提出需求，但是所有的投資及建設需要考量到公司整體的發展，所以資訊部門還需要了解老闆以及各部門的需求，規劃出最適合整體的設計。
再來，跟其他產業一樣，公司要e化，要有老闆及高階主管的支援。如何取得支持呢？邱俊傑認為作為資訊人員在提出建議時，不能只列預算，因為通常資訊化所需軟硬體設備的費用都不小，但效果不是顯而立見的，老闆當然會對預算感到質疑。所以資訊人員必須詳細地提出優缺點的分析，否則，老闆如果因為看到數字就將計畫退回，這是很有可能發生而且很可惜的。
最後，IT部門要適當的表現強勢的態度。很多沒有e化的公司，尤其是傳統產業裡的員工，一開始往往對資訊化採排斥的態度。拿鼎泰豐來說，以前哪張桌子點了什麼菜，老師傅可能連四個小時前的細節都還記得住，但隨著鼎泰豐的營業狀況越好，客人越來越多，只靠老師傅一人的腦力是不夠的，而且將所有的運作環節依靠在一兩個人身上也是危險的事情。在這時候，資訊部門就要將這些缺點指出，清楚告知大家資訊化的好處，在執行方面多費些心力；此外，一定要注意資訊安全的規劃，將系統被破壞的可能性降到最低，確保所有的流程順暢。
所以在資訊化方面，鼎泰豐的人員在一開始也經過了一段磨合期。
對於資訊化，鼎泰豐仍持續努力中，希望每年都有繼續提升的空間。未來如果無線頻寬夠大，資訊部門還打算讓老闆在車上就可以透過數位監視系統掌握店面的狀況呢！下一次去鼎泰豐時，不妨再用心感受一下上菜的速度，應該可以察覺到鼎泰豐努力資訊化後換來的美味！
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